Заполнение кадровых документов какими ручками цвет

Какой ручкой писать документы гелевой черной

Заполнение кадровых документов какими ручками цвет

Хоть тема и может показаться незначительной, но все же рано или поздно каждый сталкивается с ситуацией, где будет иметь значение какую ставить подпись на документах, цвет ручки важен ли при этом или нет.

Итак, разберем, какие же ручки актуальны для использования в делопроизводстве, а какие нет, какими должны быть их цвет, структура. Также будет указана толщина графически наносимого чернила и прочее.

Первое, что необходимо знать, — это какими ручками и чернилами подписывать документ, чтобы не возникало претензий. Черный Большинство обывателей предпочитают черный в повседневном обиходе. С точки зрения статуса, данный цвет является более респектабельным и презентабельным.

Считается, что лицам начальствующим лучше ставить подписи именно черными чернилами. Потому что психологами доказано, что даже на подсознательном уровне этот цвет оставляет впечатление надежности и стабильности.

Можно ли подписывать документы черной ручкой?

Да, можно. Прямых указаний нормативного акта об этом нет. Запрещено использовать только простой карандаш.

Иногда руководство настаивает все же на заполнении синей ручкой — видимо, чтобы подпись заметно отличалась от шрифтов.

На самом деле, при подписи документов, цвет пасты (выбирая между синей и черной) не имеет большого значения. Главное, чтобы это не был какой-нибудь нестандартный цвет, и чтобы подпись была четко видна.

Однако, если документ ранее кем-либо заполнялся, желательно, чтоб цвет пасты, которой сделана подпись, соответствовал цвету пасты, которой был заполнен документ. Законодательство не предъявляет требования к цвету чернил, которыми должны быть подписаны документы.

Какой ручкой подписывать документы?

Важно В нашей стране исторически сложилось так, что стандартом для заполнения официальных документов является ручка синего цвета. Именно такой цвет пасты считается наиболее «нейтральным» и приятным для визуального восприятия.

Синей ручкой можно заполнять документы любого типа, и при этом быть спокойным, что записи не будут считаться недействительными.

Обычно именно синюю ручку рекомендуют тем, кто не знает, какой ручкой заполняется трудовая книжка в соответствии со стандартами.

Заполняя официальные бумаги цветной пастой, вы рискуете, что их могут забраковать. Некоторые типы документов разрешается заполнять ручками разных видов и цветов.

Но чтобы избежать недоразумений, лучше всего использовать обыкновенную шариковую синюю ручку. В таком случае, вы можете быть спокойны и уверены, что ваши записи ни у кого не вызовут лишних вопросов и замечаний.

Нюансы заполнения документов

Только ручка и чернила могут использоваться для заполнения трудовой. Желательно не делать записей карандашом вообще, чтобы избежать лишней «грязи» в документе. Она вполне может возникнуть, например, в результате использования некачественной стирающей резинки.

  • Не рекомендуется делать записи в документах ручками разных цветов. Трудовая книжка не является исключением, и если первая запись в ней была сделана черной пастой, то желательно, чтобы последующие были такого же цвета. Но этот момент нельзя назвать принципиальным, ведь заполнение разными цветами допустимо.
  • Настоятельно рекомендуется заполнять трудовую книжку не только аккуратно, но и внятно. Если документ заполнен слишком непонятным почерком, то это может вылиться в самые нежелательные последствия. Например, работодатель может элементарно не понять, что написано в трудовой, и отказать в трудоустройстве.

Можно ли подписывать кадровые документы чёрной шариковой ручкой?

В его случае, основным документом и решающим фактором для работодателя будет диплом. Порча трудовой книжки, вызванная заполнением недопустимыми цветами или другими причинами, может привести к тому, что ее придется заменить.

В результате будут утеряны все записи, которые могли бы положительно охарактеризовать работника в глазах будущего работодателя. Восстановить такие записи будет очень сложно. Для этого понадобится нанести визит всем бывшим работодателям. А предприятия, где вы раньше работали, могут оказаться закрытыми (например, из-за банкротства).

Во избежание вышеперечисленных проблем желательно иметь при себе ксерокопию вашей трудовой. С ее помощью всегда можно будет восстановить документ, если он будет утерян или испорчен. Работодатель обязан предоставить вам копию вашей трудовой в течение трех дней, если вы напишете и подадите соответствующее заявление.

На словах только вербально люди как то договорились между собой что мол вот синяя ручка с пастой и является главным и основным цветом всех документов, однако это никак не узаконено, так и грош цена их договорённости, очень часто встречаю заполнение разнообразной документации чёрной и красной пастами, и всё легально.

Да, часто на работе сталкиваюсь с подобным вопросом.

Отдел кадров часто просит подписывать заявления об отпуске, дополнения к трудовому догововору и другие документы — исключительно синей ручкой. Как мне там объяснили, нужно это для того, чтобы оригинал документа отличался от ксерокопии.

Внимание Если человек, работающий в отделе кадров, видит документ подписанный синей пастой — сразу понимает, что перед ним оригинал, даже не всматриваясь. Ограничений о цветах пасты для подписи документов в законах я не нашла.

Какой ручкой писать документы гелевой черной ручкой

Как же часто каждый сталкивается с проблемой поиска необходимой документации. Войдя в круговорот бюрократических лабиринтов, порой оказывается очень трудно из них выйти. Ведь так много непонятных правил, которые нужно было знать раньше.

Пожалуй, многим знакомы ситуации, когда ради получения одной единственной бумажки необходимо добыть ещё десять. И вот, рядовой гражданин, не подозревающий о том, что его ждет, начинает бегать из окошка в окошко, из инстанции в инстанцию.

А к множеству официальных преград, добавляются ещё и неофициальные, такие как: неуважительное отношение, колоссальные очереди, необоснованные придирки к почерку, месту печати, цвету пасты ручки.

Если с остальными претензиями ещё возможно поспорить, отстаивая свои права, то вот какой ручкой можно составлять и подписывать документ? Этот вопрос требует более детального и углубленного разбора.

Например, для всех обязательным будет использование черной ручки, а возможно и такое, что и вовсе не будет никаких ограничений.

Для того, чтобы не попасть в неловкую ситуацию, нужно поинтересоваться у сотрудников или у других посетителей актуальными вопросами по заполнению документов и внутренних правил организации, то есть можно ли подписывать документы черной ручкой, какой срок подачи и рассмотрения их, сколько экземпляров необходимо составить для полноценной работы.

Документы электронные и бумажные Хоть документы в электронном виде и заполняют жизненное пространство все больше и больше, но все же материальный обладает большей юридической силой. Потому что его тяжелее подделать, как об этом уже говорилось ранее. Во все времена важной проблемой являлось хранение документов, особенно если они были изготовлены из бумаги.

Можно ли? Варианты решения данного вопроса Можно ли подписывать документы ручкой черного цвета? На сегодняшний день не существует единого для всех распоряжения об этом. Подобные вопросы, зачастую решаются на местах. То есть каждая организация, будь то частная структура или же государственное учреждение, сами для себя устанавливают правила пользования чернилами.

В одних заведениях будет позволяться подписывание документов черной или синей ручкой, в других выбор будет остановлен на одном определенном цвете. В некоторых будет четкое разграничение и разъяснение, кому и какой ручкой можно пользоваться, а кому нельзя.

Допустим, начальствующие лица могут пользоваться только черными цветами, подчиненные синими. Или же все сотрудники смогут писать черным цветом, а вот для посетителей обязательным будет лишь синий.

Могут быть и другие варианты.
Лo#\╤О╙q╨U╘у╘█$Ощ?0╕lC∙4LMiL┐Ы Ъ7YФX&Zy[┘Ь┤х╡г╢[▓sxсXяTьЬььъшFt╟yа

Источник: https://law-uradres.ru/kakoj-ruchkoj-pisat-dokumenty-gelevoj-chernoj/

Какой ручкой подписывать документы

Заполнение кадровых документов какими ручками цвет

Добрый вечер!Прямого запрета на подписание первичных бухгалтерских документов гелевой ручкой нет. Однако, во избежание претензий со стороны контролирующих органов, безопасней будет подписывать первичные документы шариковой ручкой.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы ГлавбухСитуация: Каким цветом чернил должны быть подписаны первичные документы, а также счета-фактуры По общему правилу любым цветом, но к банковским документам установлены особые требования.

*Законодательство не предъявляет требования к цвету чернил, которыми должны быть подписаны первичные документы, а также счета-фактуры. В пункте 2.8 Положения, утвержденного Минфином СССР от 29 июля 1983 г.

№ 105 (применяется в части, не противоречащей действующему законодательству), сказано, что записи в первичных документах нужно делать чернилами, химическим карандашом или пастой шариковых ручек. Запрещается использовать для записи простой карандаш.*Исключение предусмотрено только для банковских документов. В пункте 1.7.

2 Правил, утвержденных Положением Банка России от 16 июля 2012 г. № 385-П, указано, что каждый документ, предъявляемый в кредитную организацию на бумажном носителе, должен иметь подписи уполномоченных должностных лиц и оттиск печати и соответствовать заявленным образцам.

При этом подписи на всех документах должны быть сделаны ручкой с пастой (чернилами) черного, синего или фиолетового цветов.*Главбух советует: подписывайте первичные документы, а также счета-фактуры с использованием традиционных цветов чернил (черного, синего или фиолетового).

Дело в том, что при копировании первичных документов и счетов-фактур, заполненных с использованием чернил красного или зеленого цвета, указанные таким способом данные могут не отобразиться на копиях документов. Это может привести к негативным последствиям при представлении копий документов для налоговой проверки (см., например, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 14 февраля 2006 г. № А19-13900/05-43-Ф02-290/06-С1).Сергей Разгулин,действительный государственный советник РФ 3-го класса

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение

Какого цвета чернилами должны заполняться документы?

Рассмотрев Ваш вопрос, можно сказать, что трудовое законодательство не содержит определенных требований к подписанию кадровых документов.

Исключение составляет оформление трудовой книжки. В соответствии с п. 1.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, записи в трудовой книжке производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений.

Подробнее о правилах кадрового делопроизводства читайте здесь:

  • Как оформить Инструкцию по кадровому делопроизводству
  • Как заполнить раздел «Порядок передачи документов на архивное хранение» Инструкции по кадровому делопроизводству

Таким образом, можно сделать вывод, что подписи и на кадровых документах также могут быть сделаны ручкой-роллером, перьевой или гелевой ручкой, световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета.

Подробности в материалах Системы:

  1. Ситуация: Как поступить, если предыдущий работодатель внес в трудовую книжку запись о работе чернилами красного или зеленого цвета

Эксперт делится важной информацией о ГПД с делопроизводителем в материале по ссылке.

нужно делать аккуратно перьевой, гелевой или шариковой ручкой, световодостойкими чернилами черного, синего или фиолетового цвета ( Инструкции, утвержденной ).

Поэтому если сотруднику в трудовую книжку по ошибке внесли запись о работе чернилами красного, зеленого или другого непредусмотренного цвета, то такую запись следует признать недействительной .

Неработающий сотрудник может , которая внесла такую запись в трудовую книжку, и там ее исправят в установленном порядке. Либо , может направить запрос предыдущему работодателю и на основании его официального ответа внести в трудовую книжку исправления. Такой порядок установлен в Правил, утвержденных .

Таким образом, даже если в записи о работе в трудовой книжке, кроме недочета в цвете чернил, не допущено никаких ошибок, то по формальным основаниям во избежание претензий от проверяющих и сотрудников Пенсионного фонда РФ такую запись следует исправить.

Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

  1. Нормативно-правовая база: Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69

Приложение N 1

к постановлению Минтруда России
от 10 октября 2003 года N 69

ИНСТРУКЦИЯ

по заполнению трудовых книжек

Настоящая Инструкция в соответствии с (далее — Правила ведения трудовых книжек), утвержденных , устанавливает порядок заполнения трудовых книжек, вкладышей в них, дубликатов трудовых книжек (далее — трудовые книжки).

1. Общие положения

1.1. Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными). Например, если работник принят на работу 5 сентября 2003 года, в трудовой книжке делается запись: «05.09.2003».

Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т.п.

Каким цветом чернил могут пользоваться официальные организации, физические лица, подписывая документы (договоры, счета-фактуры и т.п.)?

Каким цветом чернил могут пользоваться официальные организации, физические лица, подписывая документы (договоры, счета-фактуры и т.п.)?

Общие требования к подписанию документов.

Одним из условий придания документу юридической силы является его надлежащее оформление, под которым следует понимать соблюдение требований к составу и расположению реквизитов документа. Такие требования содержатся, в частности, в Государственном стандарте «Требования к оформлению документов» (ГОСТ Р 6.30-2003). ГОСТ не содержит каких-либо требований к цвету чернил подписантов.

В ведомственных нормативных актах указываются требования к цвету чернил, но, как правило, это черный, синий и фиолетовый цвета.

Счёт-фактура.

Счета-фактуры являются основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету при выполнении требований, установленных пунктами 5, 5.1 и 6 ст. 169 НК РФ (п.2 ст. 169 НК). Невыполнение требований к счету-фактуре, не предусмотренных пунктами 5 и 6 настоящей статьи, не может являться основанием для отказа принять к вычету суммы налога, предъявленные продавцом.

Пункт 6 ст. 169 НК РФ, касающийся порядка подписания счёта-фактуры, требований к цвету чернил не содержит. Практика показывает, что счёт-фактура может быть подписана даже красными чернилами и это не будет основанием для отказа в вычете НДС (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 14.02.2006 N А19-13900/05-43-Ф02-290/06-С1).

Договоры.

Требования, предъявляемые законом к форме гражданско-правового договора, содержатся в ст. ст. 160, 162 и 168 Гражданского кодекса РФ. Требований к цвету чернил при подписании договора нет.

Расчётные документы.

Источник: https://nec-it.ru/kakoj-ruchkoj-podpisyvat-dokumenty/

Какого цвета ручкой кадровые документы

Заполнение кадровых документов какими ручками цвет

Какого цвета ручкой кадровые документы

Допускается использование гелевой, капиллярной или перьевой ручки. Не допускается использование шариковой ручки. Вообще, этот вопрос никак не регламентируется. Больничные листы заполняются ручкой с черной пастой, а все остальное на ваше усмотрение (по большому счету). Я просто давно столкнулся с этим вопросом и никаких нормативных документов тогда не нашел.

Но, чтоб вопросов ни у кого не возникало, и не приходилось все объяснять, подписывайте документы ручкой с синей пастой. автор вопроса выбрал этот ответ лучшим У меня вопрос о цвете пасты у ручки для подписей документов однозначен только в одном случае: ставлю подпись на больничном листе (сейчас правильно называть — Лист нетрудоспособности).

Поэтому если сотруднику в трудовую книжку по ошибке внесли запись о работе чернилами красного, зеленого или другого непредусмотренного цвета, то такую запись следует признать недействительной в общеустановленном порядке.

Неработающий сотрудник может самостоятельно обратиться в организацию, которая внесла такую запись в трудовую книжку, и там ее исправят в установленном порядке. Либо организация, где сотрудник трудится сейчас, может направить запрос предыдущему работодателю и на основании его официального ответа внести в трудовую книжку исправления.

Такой порядок установлен в пункте 27 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

Внимание

Или же все сотрудники смогут писать черным цветом, а вот для посетителей обязательным будет лишь синий. Могут быть и другие варианты. Например, для всех обязательным будет использование черной ручки, а возможно и такое, что и вовсе не будет никаких ограничений.

Для того, чтобы не попасть в неловкую ситуацию, нужно поинтересоваться у сотрудников или у других посетителей актуальными вопросами по заполнению документов и внутренних правил организации, то есть можно ли подписывать документы черной ручкой, какой срок подачи и рассмотрения их, сколько экземпляров необходимо составить для полноценной работы.

Документы электронные и бумажные

Хоть документы в электронном виде и заполняют жизненное пространство все больше и больше, но все же материальный обладает большей юридической силой.

Ручка может быть:

  • перьевой}
  • гелевой}
  • шариковой.

Допускается также использование световодостойких чернил.

Разрешенные цвета:

  • черный}
  • синий}
  • фиолетовый.

Можно сделать вывод, что заполнение трудовой книжки не подчиняется слишком строгим правилам и может осуществляться в относительно свободной форме. Но это не значит, что к ее заполнению можно подходить безответственно.
Трудовая книжка – это серьезный официальный документ, важность которого сопоставима даже с паспортом.

Какой ручкой заполнять трудовую книжку нельзя?

В глазах работодателя трудовая – это «лицо» работника. Если она заполнена неаккуратно, неграмотно и некорректно, то ее обладатель имеет очень мало шансов устроиться на работу.

Договор присоединения.

Но, все-таки, работники отделов кадров и бухгалтерий советуют подписывать документы синей пастой. Чтобы нельзя было спутать подлинную подпись с ксерокопией.

Да, можно.

Прямых указаний нормативного акта об этом нет. Запрещено использовать только простой карандаш. Иногда руководство настаивает все же на заполнении синей ручкой — видимо, чтобы подпись заметно отличалась от шрифтов.

На самом деле, при подписи документов, цвет пасты (выбирая между синей и черной) не имеет большого значения.

Главное, чтобы это не был какой-нибудь нестандартный цвет, и чтобы подпись была четко видна.

Однако, если документ ранее кем-либо заполнялся, желательно, чтоб цвет пасты, которой сделана подпись, соответствовал цвету пасты, которой был заполнен документ.

Руководитель с этим не согласен. Нигде не могу найти специальных требований по поводу цвета подписи и вида ручки (шариковая, перьевая, гелевая или чернильная)? Ответ Общих законодательно-нормативных требований к виду ручек или цвету чернил в законодательстве нет.

Такого рода требования порой встречаются в ведомственных нормативных актах и в отдельных постановлениях Правительства (всего их порядка 200).
Авторизация Поиск по сайту Журнал «Кадровик-практик» Подписка 1500 руб.

/год До 30 апреля в подарок книга! Бесплатно подписчики получают доступ к:

  • справочной базе,
  • «книжной полке»,
  • курсу по кадрам,
  • всем тестам и др.

Узнать подробнее Полистать журнал Подписаться Удивительно большая справочная база по кадровому делопроизводству Форум кадровиков.

Во все времена важной проблемой являлось хранение документов, особенно если они были изготовлены из бумаги. В среднем, срок годности бумажной продукции составляет около одного века.

Источник: https://plbarber.ru/kakogo-tsveta-ruchkoj-kadrovye-dokumenty/

Многих беспокоит вопрос, какой ручкой заполняется трудовая книжка в соответствии с инструкцией

Заполнение кадровых документов какими ручками цвет

В нашей стране исторически сложилось так, что стандартом для заполнения официальных документов является ручка синего цвета. Именно такой цвет пасты считается наиболее «нейтральным» и приятным для визуального восприятия.

Синей ручкой можно заполнять документы любого типа, и при этом быть спокойным, что записи не будут считаться недействительными. Обычно именно синюю ручку рекомендуют тем, кто не знает, какой ручкой заполняется трудовая книжка в соответствии со стандартами.

Заполняя официальные бумаги цветной пастой, вы рискуете, что их могут забраковать.

Некоторые типы документов разрешается заполнять ручками разных видов и цветов. Но чтобы избежать недоразумений, лучше всего использовать обыкновенную шариковую синюю ручку. В таком случае, вы можете быть спокойны и уверены, что ваши записи ни у кого не вызовут лишних вопросов и замечаний.

Чаще всего разрешается использовать для заполнения документов и ручки других типов, например – гелевые или перьевые. Главное, чтобы записи производились аккуратно.

Недопустимыми считаются исправления, зачеркивания, грамматические и пунктуационные ошибки.

Если у вас возникают сомнения в собственной грамотности, то перед заполнением лучше проконсультируйтесь с человеком, который хорошо осведомлен в этом вопросе.

Требования к заполнению трудовой книжки

Согласно пункту 1.1 Инструкции по заполнению, записи в трудовой книжке должны производиться аккуратно. Ручка может быть:

  • перьевой}
  • гелевой}
  • шариковой.

Допускается также использование световодостойких чернил.

Разрешенные цвета:

  • черный}
  • синий}
  • фиолетовый.

Можно сделать вывод, что заполнение трудовой книжки не подчиняется слишком строгим правилам и может осуществляться в относительно свободной форме. Но это не значит, что к ее заполнению можно подходить безответственно. Трудовая книжка – это серьезный официальный документ, важность которого сопоставима даже с паспортом.

Подробности, связанные с вопросом, какими чернилами заполнять трудовую книжку разрешено

Если ручка пишет слишком нечетко или, наоборот, слишком «мажет», рекомендуется заменить пасту. Записи в документах должны быть четкими и понятными.

Покупая «бюджетную» ручку, вы рискуете, что в ответственный момент она способна подвести. Например, такая ручка может перестать писать после того, как вы уже сделаете несколько записей. В результате продолжать записи придется уже другой ручкой, а это нежелательно для заполнения документов.

Плохое качество записей в трудовой всегда чревато неприятностями. По сути, это равносильно некачественному заполнению паспорта. Трудовая книжка – это самый важный документ для работника.

Именно трудовая в наибольшей степени характеризует работника, который имеет трудовой стаж. Исключением можно считать «зеленого» специалиста, который только закончил учебное заведение.

В его случае, основным документом и решающим фактором для работодателя будет диплом.

Порча трудовой книжки, вызванная заполнением недопустимыми цветами или другими причинами, может привести к тому, что ее придется заменить.

В результате будут утеряны все записи, которые могли бы положительно охарактеризовать работника в глазах будущего работодателя. Восстановить такие записи будет очень сложно. Для этого понадобится нанести визит всем бывшим работодателям.

А предприятия, где вы раньше работали, могут оказаться закрытыми (например, из-за банкротства).

Во избежание вышеперечисленных проблем желательно иметь при себе ксерокопию вашей трудовой. С ее помощью всегда можно будет восстановить документ, если он будет утерян или испорчен.

Работодатель обязан предоставить вам копию вашей трудовой в течение трех дней, если вы напишете и подадите соответствующее заявление. Работник ни в коем случае не обязан указывать в своем заявлении причину, по которой ему понадобилась копия.

Объяснять причину перед начальством в устном виде он тоже не должен.

Общие рекомендации и советы по заполнению трудовой

  1. Требования к заполнению трудовой книжки могут меняться под влиянием времени. Люди, которые ответственны за оформление этого вида документов, должны внимательно следить за возможными изменениями в законодательной базе, связанной с правилами заполнения.
  2. Мудрого работодателя вряд ли будет интересовать цвет пасты, которой сделаны записи в трудовой. Гораздо больше его будет волновать их смысловое содержание.

    Работодатель прекрасно понимает, что сотрудник мог стать «жертвой» некомпетентных сотрудников отдела кадров, которые сделали неправильные, некачественные или неграмотные записи в его трудовой.

  3. Некорректных записей в трудовой всегда нужно стараться избегать.

    Не стесняйтесь спрашивать в отделе кадров, какой пастой его сотрудники собираются заполнять вашу книжку. Вы имеете полное право задать такой вопрос, потому что от качества заполнения вашей трудовой напрямую может зависеть ваша дальнейшая трудовая карьера.

  • Кадровое делопроизводство

Источник: https://hr-portal.ru/article/mnogih-bespokoit-vopros-kakoy-ruchkoy-zapolnyaetsya-trudovaya-knizhka-v-sootvetstvii-s

Какой ручкой и как допускается заполнение трудовой книжки

Заполнение кадровых документов какими ручками цвет

Статья рассказывает, какой ручкой заполнять трудовую книжку, разъясняет порядок ведения кадрового делопроизводства.

Какой ручкой делать записи

Вопрос о том, каким цветом оформлять бланк, важен для кадровиков. Ответ дает пункт 1.1 Инструкции о порядке заполнения трудовых книжек.

5 основных правил заполнения книжек:

  1. Писать четко, аккуратно, без помарок.
  2. Можно пользоваться перьевой, а также шариковой или гелевой ручкой.
  3. Использовать чернила, устойчивые к воздействию света и воды.
  4. Можно применять только три цвета: синий, фиолетовый или черный.
  5. Сокращать нельзя.

Если делать записи в трудовой книжке, как указывает Инструкция, то проблем не будет. Если название компании слишком длинное, то становится проблематичным каждый раз его указывать. Поэтому разрешается использовать штамп. Его использование позволяет значительно упростить кадровое делопроизводство.

Проблемы при оформлении бланков

Не допускается произвольно делать записи. Например, писать карандашом, красной или зеленой ручкой неправильно.

Карандаш можно применять для внесения пробных записей. Однако когда запись стирается, нужно следить, чтобы не оставалось помарок. В бланке можно использовать чернила разных цветов. Это должны быть цвета, разрешенные Инструкцией.

Иногда ошибки возникают по невнимательности: некорректно указываются должность, название фирмы или другая информация. Проблема требует решения. Запись признается недействительной. В следующей графе указываются корректные сведения.

Безусловно, трудовую книжку можно восстановить, но для этого придется обращаться ко всем бывшим работодателям.

Порядок заполнения титульного листа

Титульный лист – это источник основной информации о работнике. Здесь указывается имя, фамилия и отчество, уточняется информация о смене фамилии, если имело место такое событие, и пишется информация о том, где учился или служил человек. Ошибок не возникнет, если делать записи по правилам, которые определены правовыми актами.

8 полезных советов, как оформлять книжки:

  1. В точности скопировать из паспорта имя, отчество и фамилию. Со слов человека вносить информацию нельзя.
  2. Использовать исключительно арабские цифры для указания даты рождения. Например, менеджер Кузнецова Мария родилась 20 февраля. Специалист кадровой службы указывает дату рождения в трудовой: 20.02.1984.
  3. Полностью указать наименование учебного заведения, где обучался сотрудник.
  4. Уточнить, какое получено образование: начальное, среднее, неполное высшее или высшее.
  5. Следить, чтобы бланки заполнялись вовремя. Дается пять дней для внесения информации со дня трудоустройства специалиста.
  6. Следить, какой именно ручкой заполнять трудовую книжку. Забыть об использовании карандаша, красной и зеленой пасты.
  7. Проверять, чтобы стояло две росписи. Заполненные графы заверяются руководителем или кадровиком, а затем работником.
  8. Если специалист работал менее пяти дней, то документ не заполняется. Обязательно нужно заполнять документ для специалистов, отработавших более пяти дней.

Важно! Бланк имеет юридическую силу после заверения печатью компании. Но разрешается оформление без печати, если уставом закреплено, что на фирме печати нет.

Нюансы заполнения

Основное правило: сокращения не допускаются. Когда издается приказ, так и нужно писать: приказ, а не пр. Делать добавления также не следует. Порядковый номер указывается одной цифрой. Пишется цифра 1, а написание 01 является ошибочным.

Дата вписывается последовательно: дата, затем месяц и год. Изменение порядка не допускается.

Раздел «Сведения о работе» содержит информацию о четырех основных событиях:

  • прием на работу;
  • перевод на другую должность;
  • присвоение квалификационного разряда;
  • увольнение.

Сотрудник вообще ничего не должен писать, чтобы ему выдали книжку. Написание заявления является необходимым только при утрате основного документа, подтверждающего трудоустройство.

Если работник стажа ранее не имел, то не обязательно об этом писать.

Для совместителей заполняется бланк по основному месту деятельности. Основанием являются справки, выданные на дополнительном месте трудоустройства.

О том, можно ли использовать черную или другую ручку или нет, подробно рассказывает Инструкция. Этим правовым актом и следует руководствоваться в работе.

Если допущена ошибка, это не повод паниковать. Некорректную запись перечеркивать нельзя. Вместо этого информация признается недействительной, а рядом делается корректная запись.

Реквизиты приказов нужно указывать полностью. Это значит, что ставится номер и дата. Пример: приказ от 15.05.2017 № 33-к.

Когда расторгается договор, нужно корректно внести формулировку. Указывается пункт, статья Трудового кодекса, а также основание для увольнения.

Информация о взысканиях не вписывается. Исключение составляют случаи, когда происходит увольнение по соответствующим основаниям. Если увольнение дает человеку льготы, то основание для расторжения контракта обязательно указывается. Так. Следует писать о том, что человек уходит на пенсию или поступает в ВУЗ.

Все бланки учитываются в специальной книге, которая отражает их движение на предприятии.

Правила, которые нельзя нарушать

Начнем с того, какие использовать чернила. Цветов, конечно, много, но допускается использовать всего три цвета. Применять можно пасту синюю, фиолетовую или черную.

Сокращать нельзя, даже, если очень хочется ускорить работу. Проблемы будут у работника, если записи внесены с ошибками. Организация также столкнется с проблемами, если нарушения обнаружат инспекторы по труду.

Согласно Кодексу об административных правонарушениях, придется платить штрафы. За повторные проступки санкции возрастают.

Оформление ведется на национальном языке РФ, т.е. русском. Допускается ведение записи на другом языке, если рядом делается дублирование на русском.

Информация пишется после того, как поставлен порядковый номер. Без нумерации вносить сведения нельзя.

Есть случаи, когда текст можно зачеркнуть, и зачеркивание не будет являться нарушением. Зачеркивания допускаются на титульном листе. Когда сотрудница меняет свою фамилию, то меняется и информация в бланке.

На титульном листе старая фамилия зачеркивается одной чертой, а рядом пишется новая фамилия, и указывается основание. Например, свидетельство о заключении брака II-СТ № 456123. Основание пишется на внутренней стороне обложки. Изменения приобретают юридическую силу после заверки печатью.

Если компания работает без печати, то достаточно просто правильно внести данные.

Кто должен вести книжки

По закону, вести бланки должен руководитель, но фактически такая ситуация маловероятно. Поэтому назначается ответственное лицо.

После того как издано соответствующее распоряжение, работник может смело приступать к кадровой работе. Можно передать полномочия по заполнению книжек специалисту отдела кадров.

Если на фирме отдела кадров нет, обязанности зачастую передаются бухгалтеру или секретарю.

ИП должен самостоятельно вести делопроизводство. Есть и другая альтернатива – издается приказ и назначается ответственное лицо.

Что делать, если заканчивается книжка

Когда заканчивается документ, а человек продолжает работать, наступает время открыть вкладыш. Без трудовой книжки вкладыш юридической силы не имеет. В нем продолжается запись информации о деятельности специалиста.

Резюме

  1. В кадровом делопроизводстве проявлять фантазию нельзя. Ставить эксперименты с цветом ручки при заполнении трудовых книжек запрещает Инструкция, утвержденная Постановлением № 69.
  2. Если допущены ошибки, значит, нужно их исправить. Зачеркивать можно только текст на титульном листе. Записи внутри бланка признаются недействительными, а рядом вносится правильная информация.
  3. В работе лучше использовать качественные канцелярские принадлежности. Это обусловлено тем, что Инструкция предписывает писать ручкой, устойчивой к воздействию воды и света.

Источник: https://KadrovyhDel.ru/trudovaya/knizhka-kakoj-ruchkoj-zapolnyat.html

Может ли сотрудник расписаться в кадровых приказах черной шариковой ручкой

Заполнение кадровых документов какими ручками цвет

Бланки процессуальных документов должны заполняться разборчиво шариковой ручкой (с наполнителем черного, синего или фиолетового цвета) либо с использованием печатающего устройства.

Для организационно-распорядительных документов вышеуказанные правила написания (печати) реквизитов нормативными правовыми актами, действующими на общегосударственном уровне, сейчас не установлены.

Однако на внутренних и исходящих организационно-распорядительных документах, регистрируемых сотрудниками, не являющимися подписывающими лицами и разработчиками, регистрационный номер и дату, как правило, действительно пишут от руки.

Это происходит потому, что в момент подготовки и печати проекта документа исполнитель в большинстве случаев не знает, когда документ будет подписан (утвержден) и зарегистрирован, какой ему будет присвоен регистрационный номер.

Как исправить ошибку в приказе

Итак, какие же меры необходимо предпринять для исправления ошибки в приказе? 2 Перепишите приказ в исправленном виде, только такой способ возможен лишь в том случае, если вы заметили ошибку еще до подписания его директором, или, на крайний случай, ошибка обнаружилась в момент подписания, тогда старый приказ можно просто порвать и утилизировать.

3 Отмените приказ (при обнаружении в приказе существенных ошибок, искажающих смысл документа) путем издания нового приказа.

Какой ручкой писать документы гелевой черной

Законодательство не предъявляет требования к цвету чернил, которыми должны быть подписаны документы.

Важно В нашей стране исторически сложилось так, что стандартом для заполнения официальных документов является ручка синего цвета.

Именно такой цвет пасты считается наиболее «нейтральным» и приятным для визуального восприятия.

Синей ручкой можно заполнять документы любого типа, и при этом быть спокойным, что записи не будут считаться недействительными. Обычно именно синюю ручку рекомендуют тем, кто не знает, какой ручкой заполняется трудовая книжка в соответствии со стандартами.

Заполняя официальные бумаги цветной пастой, вы рискуете, что их могут забраковать.

Распишись за другого

Владелец был один, а руководители разные.

Пришлось возвращаться ни с чем. Правда, ждать штрафных санкций мы все же не стали и подделали нужную бумагу в надежде, что инспекторы не обратят на это внимания.

И надо сказать, нам подфартило, никто ничего не заметил. Отчетность сдали вовремя. Действительно повезло, однако везет так не всем. Если налоговики усомнятся в подлинности росписи, они имеют право заказать экспертизу, в соответствии со статьей 95 Налогового кодекса.

3.2. Оформление приказов по личному составу

В заголовках к текстам таких приказов пишется: «О приеме на работу», «О поощрении» и так далее, хотя в настоящее время постановлением о формах предусмотрены формы о приеме на работу, о поощрении, о прекращении трудовых отношений нескольких работников. В сложных приказах при решении одного кадрового вопроса заголовок формируется в зависимости от решаемого вопроса.

Можно ли подписывать документы черной ручкой: требования, особенности и рекомендации

Считается, что лицам начальствующим лучше ставить подписи именно черными чернилами.

Потому что психологами доказано, что даже на подсознательном уровне этот цвет оставляет впечатление надежности и стабильности.

Источник: https://disk-shetka.ru/mozhet-li-sotrudnik-raspisatsja-v-kadrovyh-prikazah-chernoj-sharikovoj-ruchkoj-80666/

Заполнение кадровых документов какими ручками цвет – Ваше Право

Заполнение кадровых документов какими ручками цвет

Вот список канцелярских принадлежностей, которые лучше не использовать для заполнения трудовой:

  1. Записи красной и зеленой ручкой в трудовой книжке считаются некорректными, как и в подавляющем большинстве других документов. Такие цвета противопоказаны для использования при заполнении официальных бумаг. Сфера применения зеленой и красной пасты обычно ограничивается учебными заведениями, но у многих людей складывается ошибочное мнение, что такие цвета допускаются и в других областях.
  2. Заполнение трудовой книжки карандашом возможно только в тех случаях, когда по каким-то причинам возникла необходимость создать временную запись, которая в будущем может быть удалена с помощью стирающей резинки. Запись карандашом не имеет официальной силы и при поступлении на новое место работы не будет восприниматься работодателем всерьез.

Внимание

Поэтому службе делопроизводства необходимо проверять рекламные заявления компаний-производителей средств изготовления документов (научно они называются «рукописными средствами текстонанесения»), требовать сертификаты и по договоренности с руководством устанавливать обязательность применения светостойких и водостойких современных чернильных и шариковых ручек при подписании документов.

Важно

С точки зрения противодействия выцветанию, удобства чтения и копирования собственно текст официального документа должен быть черным, контрастным, без применения принтерных режимов экономной печати.

Какой ручкой и как допускается заполнение трудовой книжки

М., 2003.Обратите внимание и на разработки наших коллег из Белорусского НИИ документоведения и архивного дела, которые также изучают документ как материальный носитель в аспекте его свойств и веществ, например:

  • Обеспечение оптимальных условий хранения документов на бумажных носителях Национального архивного фонда Республики Беларусь: Методические рекомендации / БелНИИДАД.

    Минск, 2011.

Мнение Показать Наталия Лобанова, главный редактор журнала Если приведенные в этом ответе аргументы не покажутся вашему руководителю убедительными, то можете предложить ему принять участие в шуточном эксперименте:

  • подберите несколько видов ручек, в т.ч.

    самые «ненадежные»;

  • на листе бумаги напечатайте текст – перечень ручек (с указанием производителя и модели, типа ручки и используемых чернил, цвета чернил).

Заполнение документов

Хотя в век электронных технологий человек все больше приходит к использованию печатных символов, но все-таки какие-то рукописные документы остаются актуальными и на сегодняшний день. Ведь если печатный текст можно подделать, просто перепечатав его, то скопировать почерк человека гораздо сложнее.

Поэтому и сегодня пользуются актуальностью такие рукописные символические значения как дата, подпись, подтверждение «Копия верна» и так далее.

Хотя можно и рукописный текст подделать при помощи программ вроде Photoshop или же просто умелым обращением с печатной техникой, такой как принтеры и сканеры. Но все же далеко не каждого проведешь даже такими уловками. Так как внимательный сотрудник заметит разницу между настоящими чернилами и копией.

ПравоСистема
Добавить комментарий